Die China-Messen im Frühjahr und im Herbst locken jedes Jahr Tausende von Einkäufern nach Asien. Das grenzenlose Angebot hat aber auch Tücken und das Angebot auf den großen Messen überfordert viele Einkäufer. Um die eine Einkaufsreise nach China erfolgreich duchzuführen ist viel Erfahrung notwendig, um die 9 häufigsten Fehler beim China-Einkauf zu vermeiden.
Fehler 1 – Der nette Lieferant
Ein häufig beobachtetes Szenario auf Messen in China: Ein Kunde trifft auf einen neuen Lieferanten auf der Messe und bekommt buchstäblich den roten Teppich ausgerollt. Fabrikbesichtigung mit Abholung vom Fahrer, großzügiges Essen, gemeinsamer Karaoke-Abend und überall gute Laune. Manche Einkäufer fühlen sich dann dem Lieferanten verpflichtet. Ein gutes Verhältnis ist wichtig, aber Geschäft bleibt Geschäft – auch in China. Jeder Einkäufer sollte sich darüber im Klaren sein, dass er in erster Linie Kunde ist. Das Ansehen des Einkäufers beim Lieferanten sollte entstehen, weil dieser präzise arbeitet und Vereinbarungen einhält, und nicht, weil er um Gefälligkeiten bittet.
Fehler 2 – Unzureichende Produktspezifikationen
Mit der eigenen Produktidee Im Sinn, ist der erste Weg des Kunden häufig direkt in die Fabrik. Die Idee, die als „Design for Manufacturing“ bezeichnet wird, endete oft als Design des Lieferanten, da der Einkäufer dem Fabrikanten die Umsetzung überlässt. Der Lieferant muss ich darum kümmern, Rohmaterial, Spritzgussformen und alle Werkzeuge zu besorgen, und genießt bei der Auswahl oft freie Hand.
Dies führt fast oft dazu dass die billigste Variante gewählt wird und Missverständnisse über Spezifikationen entstehen. Das Resultat ist Unzufriedenheit bei Qualität, Lieferzeit und Preis.
Es lauert noch eine weitere Gefahr: Der chinesische Hersteller bleibt im Besitz des neuen Produkts, der Formen und Werkzeuge, obwohl die Idee vom ausländischen Auftraggeber kam. Es ist ratsam, umfangreiche Produktspezifikationen festzulegen, die nicht nur alle Details des Produkts beschreiben, sondern auch die Eigentumsrechte an erstellten Formen und Werkzeugen regeln. Nicht zuletzt müssen Art, Farbe und Form der Verpackung genau beschrieben werden. Die Größe des EAN- oder Barcodes entscheidet mitunter darüber, ob das Geschäft ein Erfolg oder Misserfolg wird, weil der Wareneingang des Kunden den Barcode nicht lesen kann.
Fehler 3 – Unrealistische Kalkulation des “China-Preis”
Abgesehen von den unmittelbaren Produktionskosten werden bei der Kalkulation oft Posten übersehen, die später einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten eines Produkts aus China haben. Diese Schlüssel Kosten sollten bei der Kalkulation des “China-Preises” beachtet werden:
Investition in eigene Werkzeuge
Bei vielen Produktgruppen empfiehlt es sich, den Produzenten vorzugeben, welche Werkzeuge, Maschinen und Spritzguss-formen er benutzen soll. Dieses Investment in OEM (Original Equipment Manufacturer) – Werkzeuge sollte sich in der Kalkulation wiederfinden.
Versicherung der OEM-Werkzeuge
Werden der Fabrik OEM-Werkzeuge bereitgestellt, ist der Einkäufer der rechtliche Eigentümer und muss die Verwahrung und Pflege überwachen. Eine Versicherung der Werkzeuge kann sinnvoll sein. Außerdem empfiehlt es sich, mittels einer dritten Partei zu überwachen, dass das Werkzeug sicher aufbewahrt und gewartet wird.
Verschiffung und Logistik
Transport- und Logistikkosten können einen erheblichen Teil des Verkaufspreises ausmachen, insbesondere wenn die Fabriken im Landesinneren und nicht in der Nähe eines Hafen liegen. Verschiffungspreise für Container unterliegen starken Schwankungen und saisonalen Aufschlägen.
Wechselkursschwankungen
Die Wechselkursschwankungen verschiedener Währungen können sich erheblich auf den Einkaufs- und Verkaufspreis auswirken. Bei Einkauf in US Dollar und Verkauf in Euro kann ein schwacher Euro Kurs die Gewinnmarge verringern. Weiterhin ist das Kursverhältnis USD zu RMB ist für Fabrikanten bei der Beschaffung von Rohstoffen sehr wichtig und wird von Europäischen Kunden oft übersehen.
Notfall-Reise
Manchmal klappt gar nichts mehr. Ein Notfall-Flug nach China verursacht Kosten und erfordert Zeit. Das persönliche intervenieren bei Problemen kann fast immer günstiger durch eine Outsourcing-Lösung mit einem Partner vor Ort in China ersetzt werden.
Qualitätssicherung
Mögliche Reklamationen, die auf unzureichende Verpackung oder Transportschäden zurückzuführen sind, sollten als Preisfaktor einkalkuliert und abgesichert werden.
Fehler 4 – Hintergrundinformationen über den Hersteller einholen
Viele Einkäufer versäumen es Grundinformationen des Produzenten abzufragen. Die Sorgfaltspflicht gebietet es aber, folgende Dinge vor der Auftragsvergabe zu überprüfen und untersuchen:
- Sitz des Anbieters und der Produktion
- Kopie der Geschäftslizenz (Business License)
- Finanzdaten, bspw. eingetragenes Kapital und Jahresumsatz
- Was sind die wichtigsten Absatzmärkte
- Organisationsstruktur und Eigentümer der Firma
Große Einkaufsvolumen erfordern eine Due-Diligence, die über diese Standardfragen hinausgeht. Aufwendungen dafür zahlen sich aus, wenn im Vorfeld ermittelt wird, dass die Arbeitsbedingungen den Standards entsprechen, Gehälter, Überstunden und Steuern bezahlt werden und die Fabrik einen guten Ruf hat. (siehe auch Chinesisches Unternehmensregister)
Fehler 5 – Beim Audit der Fabrik sparen
In den vergangenen 20 Jahren sind in China Millionen Industriebetriebe entstanden und viele chinesische Produzenten verstehen es, sich hervorragend zu präsentieren. Die Fotos auf der Webseite und der Messestand des Lieferanten sehen oft vielversprechend aus. Ohne einen Besuch in der Fabrik und mit geschulten Augen ist man als Einkäufer allerdings nie sicher, ob die Produktion vielleicht an einen Unterlieferanten vergeben wird. Diese zweite Fabrik hat oft keine Lizenzen, eine mangelhafte „Social-Compliance“ oder kein ausreichendes „Produktions-know-how“. Mängel, verzögerte Lieferzeiten und unzufriedene Kunden sind oft die Folge. Außerdem droht die Gefahr, dass der vermeintliche Produzent ein Mittelsmann ist und dafür eine Marge von zehn bis 20% berechnet. Ein erfahrener Dienstleister kann helfen, eine gründliche Prüfung vorzunehmen, bevor ein Vertrag mit einem Hesteller unterschrieben wird.
Fehler 6 – Projektbegleitung
Nur wenige chinesische Lieferanten greifen proaktiv zum Telefon, um über kritische Situationen oder Verzögerungen zu informieren. Der Einkäufer muss das Auftrags-Management übernehmen und in regelmäßigen Abständen Produktionsfortschritte abfragen. Das Kommunizieren von schlechten Nachrichten gehört selten zu den Stärken einer Fabrik.
Keine Nachrichten bedeutet nicht unbedingt gute Nachrichten. Die Fabrik wird oft versuchen, Probleme zu verheimlichen, denn neben Gesichtsverlust droht der Entzug des Auftrags. Eine vertrauensvolle Person vor Ort kann den Lieferanten überwachen. Außerdem hilft es, ein gutes Verhältnis zum Produzenten aufzubauen und regelmäßig Zeit in der Fabrik zu verbringen. Der Einkäufer sollte sich auf Prüfschritte (Milestones) entlang der Wertschöpfungskette einigen und die Fortschritte prüfen.
Fehler 7 – Schlecht strukturierte Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen sollten so ausgearbeitet werden dass sie für den Lieferanten ein Anreizsystem darstellen. Der Geldfluss muss an Qualität und erbrachte Leistung gekoppelt sein, und eine vollständige Anzahlung darf nur die seltene Ausnahme sein. Die übliche Zahlungsmethode beim China Einkauf ist: 30% Vorauskasse und 70%, nach erfolgter Endabnahme und sobald die Ware an Bord des Schiffs ist.
Bei größeren Projekten sind gestaffelte Zahlungen, bspw. 30% – 40% – 30%, oft anzuraten.
Die erste Zahlung als Anzahlung, damit der Lieferant die Rohmaterialien einkaufen kann. Die zweite Zahlung wird ausgelöst, nachdem der Qualitätsnachweis durch einen Inspektionsbericht erbracht worden ist. Die letzten 30% werden fällig, sobald die Ware am Zielort den Qualitätstest bestanden hat.
Das pünktliche Bezahlen von Rechnungen und ein gutes Verhältnis auf operativer Ebene erhöhen das gegenseitige Vertrauen.
Fehler 8 – Unklare Verträge
Der Druck, das neue Produkt möglichst schnell in den Verkauf zu bringen, ist hoch. Viele Einkäufer unterschreiben daher Bestellungen ohne vorher mit dem neuen Lieferanten einen schriftlichen Vertrag festzulegen. Die einfache Auftragsbestätigung eignet sich aber nur selten Als Ersatz für einen richtigen Vertrag. Dabei sollte man auf die folgenden Punkte achten:
- Gerichtsstand: einen unabhängigen Ort wählen, der von beiden Parteien akzeptiert werden kann häufig eignet sich Hongkong dafür.
- Sprache: auf zweisprachige Verträge einigen, um Misverständnissen vorzubeugen und den chinesischen Teil von einem Unparteiischen prüfen lassen.
- Strafzahlungen: wann ist welcher Vertragspartner für Strafzahlungen verantwortlich und in welcher Höhe?
- Abnahmebedingungen und Qualität: präzise Beschreibung des akzeptablen Qualitätsniveaus (AQL). Hier helfen Fotos und eine genaue Beschreibungen mehr als viele Worte.
- Lieferzeiten: wann muss die Ware im Hafen sein und was passiert, wenn sie verspätet ist ?
- Geistiges Eigentum: wird das eigene Design oder Logo benutzt ? Den Urheberschutz klar darstellen – ungeschützte Markennamen kann der Lieferant beliebig nachbauen und in Umlauf bringen oder sogar in China eintragen lassen.
- Arbitration: Auseinandersetzungen sollte man außerhalb des Gerichtssaales beilegen. Hongkong bietet mit dem international arbitration Center gute Möglichkeiten. In China sitzt man zuerst auf Mediation anstatt vor Gericht zu gehen.
Fehler 9 – Das Kerngeschäft aus den Augen verlieren
Wächst das Einkaufsvolumen stetig, sollte zügig überlegt werden, welche Aufgaben man selber durchführt und wofür man professionelle Hilfe nutzt. Den Fokus bewahren: Produktentwicklung, Verkaufsaktivitäten im Heimatland und Kundenbetreuung kann man selten outsourcen. Doch viele der Aktivitäten, die vor Ort in China durchgeführt werden, wie der Aufbau der Einkaufsstruktur, Abwicklung, Qualitätskontrolle und Logistik lassen sich häufig effizienter durch einen Partner organisieren.
In diesen Bereichen China-Experten zu Rate zu ziehen hilft häufig sehr, das strategische Potenzial der Einkaufsaktivitäten zu optimieren. Durch geschicktes Outsourcing wird der Einkaufsleiter dabei tatkräftig unterstützt, um den Blick auf das Wesentliche zu bewahren.
Vermeiden Sie die 9 häufigsten Fehler beim China-Einkauf !
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